L’articolo 21 del Decreto Interministeriale n. 129 del 2018, intitolato “Regolamento di contabilità delle istituzioni scolastiche”, è una disposizione normativa che stabilisce la possibilità per le istituzioni scolastiche di istituire un Fondo Economale. Questo fondo è destinato a coprire le “minute spese” per l’acquisizione di beni e servizi di modesta entità, che sono necessari per garantire il regolare svolgimento delle ordinarie attività dell’istituzione.
La creazione di questo fondo viene prevista nel contesto della redazione del programma annuale dell’istituzione scolastica. In pratica, durante la pianificazione delle attività e delle spese per l’anno successivo, l’istituzione può decidere di destinare una parte dei suoi fondi a questo specifico scopo.
La finalità del Fondo Economale è quella di fornire un meccanismo flessibile per gestire le spese di piccola entità, che possono emergere durante il normale funzionamento dell’istituzione. Questo può includere, ad esempio, l’acquisto di materiali di consumo, piccoli strumenti didattici, o servizi essenziali per la manutenzione e il funzionamento degli impianti scolastici.
Il fondo economale rappresenta un meccanismo finanziario fondamentale all’interno delle istituzioni scolastiche, utilizzato per coprire spese di piccola entità e di natura quotidiana. Questo fondo è progettato per sostenere principalmente le spese di funzionamento generale e didattico, intervenendo in situazioni in cui è necessario disporre di denaro liquido entro un certo limite di importo.
La normativa di riferimento per il fondo economale è stata completamente rivista e aggiornata nel Decreto Interministeriale n. 129 del 28 agosto 2018, che ha sostituito il precedente Decreto Interministeriale n. 44 del 2001. Questo nuovo regolamento, contenuto nel “Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche”, è stato emanato in base all’articolo 1, comma 143, della Legge 13 luglio 2015, n. 107, ed è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale Serie Generale n. 267 del 16 novembre 2018.
Tra gli obiettivi fondamentali del fondo economale, oltre alla copertura delle spese per l’acquisizione di beni e servizi per la scuola, vi è la possibilità di fornire risorse finanziarie immediate per affrontare emergenze o situazioni inaspettate. Questo significa che il fondo non solo serve a garantire il regolare svolgimento delle attività quotidiane, ma è anche concepito come una riserva di liquidità che può essere utilizzata per far fronte a eventuali imprevisti che possono sorgere durante l’anno scolastico.
Costituzione e utilizzo del fondo economale
La costituzione e l’utilizzo del fondo economale all’interno delle istituzioni scolastiche segue un processo specifico, come descritto di seguito:
Assegnazione dei fondi: All’inizio di ogni esercizio finanziario, il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (DSGA) riceve una somma di denaro destinata a coprire spese non programmate per beni e servizi imprevisti, necessari per garantire il regolare svolgimento delle attività scolastiche.
Modalità di erogazione: Il fondo economale viene anticipato dal Dirigente Scolastico (DS) al DSGA tramite mandato in conto di partite di giro e con imputazione all’aggregato A02-Funzionamento Amministrativo. Questo significa che il DS fornisce al DSGA l’autorizzazione e i fondi necessari per gestire il fondo economale.
Determinazione dell’importo: L’importo del fondo viene stabilito dal Consiglio di Istituto durante l’approvazione del Programma Annuale. Questa decisione tiene conto della normativa vigente in materia di antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante, come definito dal Decreto Legislativo n. 90 del 2017. Per esempio, per l’anno 2023, l’importo massimo potrebbe essere fissato a 5000 euro.
Anticipazione dei fondi: Il DS può anticipare il fondo economale al DSGA in tutto o in parte, a seconda delle esigenze e delle disponibilità finanziarie dell’istituzione scolastica.
Una volta che il fondo economale è stato costituito e reso disponibile al DSGA, può essere utilizzato per affrontare spese impreviste durante l’anno scolastico. Queste spese possono includere, ad esempio, l’acquisto di materiali didattici urgenti, la riparazione di attrezzature o infrastrutture danneggiate, o l’assunzione di servizi necessari per garantire il funzionamento regolare della scuola.
È importante che l’utilizzo del fondo economale avvenga nel rispetto delle normative e delle procedure stabilite, garantendo la corretta documentazione delle spese e la trasparenza nella gestione finanziaria dell’istituzione scolastica.
Alla chiusura dell’esercizio finanziario, sempre tramite assegnazione dell’aggregato A02 Funzionamento Amministrativo, occorre riversare la somma anticipata in conto partite di giro delle entrate.
Per quel che concerne invece le modalità di utilizzo, come già chiarito nella prima parte della trattazione, le minute spese possono riguardare diverse tipologie di acquisto, che variano da scuola a scuola e che soprattutto dipendono dalle esigenze specifiche di ciascun Istituto, anche in considerazione dei limiti degli stanziamenti dei capitoli di bilancio.
Una panoramica delle diverse categorie di spese che possono essere coperte dal fondo economale all’interno di un’istituzione scolastica è la seguente:
- Piccola manutenzione: Queste spese possono riguardare la manutenzione di strutture, impianti o attrezzature all’interno della scuola. Possono includere riparazioni di base, sostituzione di parti danneggiate o servizi di pulizia e manutenzione.
- Biglietti di mezzi di trasporto: Le spese per i biglietti di trasporto possono essere necessarie per consentire agli studenti di partecipare a viaggi di istruzione o uscite didattiche, o per coprire i costi di spostamento del personale scolastico per motivi di servizio.
- Imposte e tasse: Queste spese riguardano il pagamento di imposte e tasse locali o nazionali, come ad esempio l’IMU o l’ICI per gli immobili di proprietà dell’istituzione scolastica.
- Acquisto di libri e giornali: Queste spese possono riguardare l’acquisto di libri di testo, materiali didattici o giornali per la biblioteca scolastica, al fine di arricchire le risorse educative disponibili per gli studenti e il personale.
- Facchinaggio, carburante e spese postali: Queste spese includono il pagamento di servizi di trasporto e consegna, l’acquisto di carburante per veicoli dell’istituzione e le spese postali per l’invio di documenti e comunicazioni.
- Piccole riparazioni di macchine e attrezzature: Queste spese riguardano la riparazione o la manutenzione di macchinari e attrezzature utilizzati all’interno della scuola, come stampanti, computer o attrezzature sportive.
- Cancelleria generale: Le spese per cancelleria includono l’acquisto di materiali di consumo come carta, penne, matite, risme di carta e altri articoli per ufficio utilizzati quotidianamente all’interno dell’istituzione scolastica.
- Abbonamenti e piccole spese per viaggi di istruzione e uscite didattiche: Queste spese possono riguardare l’acquisto di abbonamenti a riviste o risorse digitali per uso didattico, nonché le spese legate all’organizzazione e alla conduzione di viaggi di istruzione o uscite didattiche per gli studenti.
Inoltre, come sottolineato, possono esserci altre spese non elencate specificamente ma comunque necessarie per il funzionamento dell’istituto scolastico, come ad esempio quelle legate a eventi culturali, progetti educativi speciali o altre iniziative volte a arricchire l’esperienza educativa degli studenti.
L’adozione di un “Regolamento interno” per disciplinare la tenuta del Fondo Economale per le Minute Spese è una pratica comune nelle istituzioni scolastiche. Questo regolamento fornisce linee guida chiare e specifiche sulla gestione del fondo, incluse le tipologie di spese ammissibili e i limiti di importo da rispettare.
Amministrazione, gestione e responsabilità
Secondo quanto stabilito dall’articolo 21, comma 4 del Decreto Interministeriale n. 129 del 28 agosto 2018, una volta ricevuta la somma relativa al fondo economale all’inizio di ciascun Esercizio Finanziario, il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (DSGA) diventa il diretto responsabile della gestione di tale fondo.
Il DSGA assume quindi il ruolo principale nella gestione quotidiana del fondo economale, compresa l’autorizzazione e la supervisione delle spese sostenute attraverso di esso. È responsabile di garantire che le risorse finanziarie siano utilizzate in modo oculato e conforme alle disposizioni normative e ai regolamenti interni dell’istituzione scolastica.
Tra le responsabilità del DSGA rientra anche il mantenimento di una documentazione accurata e dettagliata delle spese sostenute, compreso un registro delle transazioni e dei relativi documenti di supporto. Questa documentazione è fondamentale per garantire la trasparenza nella gestione del fondo e per consentire la corretta rendicontazione delle risorse finanziarie utilizzate.
Inoltre, il DSGA potrebbe essere coinvolto nella preparazione di report periodici sullo stato finanziario del fondo economale da presentare al Dirigente Scolastico e ad altri organi decisionali dell’istituzione scolastica, al fine di fornire informazioni aggiornate sulla gestione delle risorse finanziarie e sulle spese sostenute.
In sostanza, il DSGA gioca un ruolo cruciale nella gestione operativa del fondo economale, assicurando che le risorse siano utilizzate in modo efficace e responsabile per supportare le attività quotidiane e il funzionamento generale dell’istituzione scolastica.
Il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (DSGA) ha la piena responsabilità dell’utilizzo del fondo economale, compresi gli acquisti, la distribuzione e la conservazione dello stesso. Questo significa che il DSGA è incaricato di gestire tutte le attività legate al fondo, garantendo che le risorse siano impiegate in modo efficace e conforme alle normative vigenti.
In particolare, le responsabilità del DSGA includono:
- Acquisti: Il DSGA è responsabile di effettuare gli acquisti necessari utilizzando il fondo economale. Questo può includere la ricerca dei fornitori, la negoziazione dei prezzi, l’emissione degli ordini di acquisto e il coordinamento della consegna dei beni o dei servizi acquistati.
- Distribuzione: Una volta effettuati gli acquisti, il DSGA è responsabile della distribuzione dei beni o dei servizi alle persone o ai dipartimenti appropriati all’interno dell’istituzione scolastica. Questo può implicare la pianificazione e il coordinamento delle consegne, nonché la registrazione accurata delle assegnazioni effettuate.
- Conservazione: Il DSGA deve assicurarsi che i beni acquistati siano conservati in modo sicuro e adeguato fino al momento dell’utilizzo. Questo può includere la gestione di magazzini o depositi e la supervisione delle condizioni di conservazione dei beni.
Inoltre, come menzionato, il DSGA è anche responsabile di gestire qualsiasi problematica che possa sorgere durante le fasi di controllo, comprese le verifiche dei Revisori dei Conti. Questi controlli sono finalizzati a garantire la conformità alle normative e la corretta gestione finanziaria del fondo economale.
Durante i controlli dei Revisori dei Conti, il DSGA è tenuto a fornire tutte le documentazioni aggiornate relative al registro di cassa, che tiene traccia di tutte le transazioni finanziarie effettuate utilizzando il fondo. Questa documentazione è essenziale per dimostrare la corretta utilizzazione delle risorse finanziarie e per garantire la trasparenza e l’accuratezza nella gestione del fondo economale.
In definitiva, il DSGA svolge un ruolo chiave nella gestione operativa del fondo economale, assumendo una serie di responsabilità che vanno dalla gestione degli acquisti alla conservazione dei beni, e garantendo la conformità normativa e la trasparenza durante le fasi di controllo dei Revisori dei Conti.
Approvazione del Programma Annuale e delibera del Consiglio d’Istituto
La gestione finanziaria delle istituzioni scolastiche è effettivamente una delle responsabilità più importanti all’interno di ogni organizzazione scolastica. Essa richiede un’aderenza e una coerenza con le previsioni del Piano Triennale dell’Offerta Formativa (PTOF), nonché con le disposizioni e le normative stabilite durante la redazione del Programma Annuale.
Il Consiglio d’Istituto svolge un ruolo chiave nel definire gli impegni e i doveri relativi alla gestione dei finanziamenti scolastici, compreso il Fondo Economale per le minute spese. Questo organo collegiale stabilisce la consistenza massima del fondo e l’importo massimo consentito per ciascuna spesa minuta. È importante sottolineare che il Consiglio di Istituto fa riferimento alla normativa vigente in materia di utilizzo di denaro contante e leggi antiriciclaggio durante il processo decisionale. Ad esempio, per l’anno 2023, il limite massimo stabilito è di 5.000 euro.
Inoltre, il Consiglio di Istituto ha l’onere di stabilire i limiti per il reintegro e il rimborso del fondo economale. Come precedentemente menzionato, il Fondo Economale viene anticipato dal Dirigente Scolastico al Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi. Il Consiglio di Istituto definisce quindi le regole e le procedure per il reintegro del fondo, nel caso in cui vengano restituite risorse non utilizzate o per il rimborso di spese già sostenute e documentate.
In sintesi, il Consiglio di Istituto assume un ruolo determinante nella definizione delle politiche finanziarie dell’istituzione scolastica, incluso il Fondo Economale per le minute spese. Le sue decisioni sono basate sulla normativa vigente e mirano a garantire una gestione trasparente, responsabile ed efficiente delle risorse finanziarie a disposizione della scuola.
Quali responsabilità, qualora ci fosse un ammanco di denaro?
Nel caso in cui si verifichi un ammanco di una somma di denaro all’interno del Fondo Economale e tale situazione sia attribuibile a un atto di negligenza o di cattiva gestione da parte del Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (DSGA), la responsabilità contabile ricade su di lui.
Il DSGA è considerato responsabile della gestione del fondo e ha l’obbligo di garantire la corretta custodia e utilizzo delle risorse finanziarie assegnate. Se si verifica un ammanco, il DSGA potrebbe essere ritenuto responsabile contabile per tale perdita, a meno che non riesca a dimostrare di non essere direttamente coinvolto nelle motivazioni che hanno portato all’ammanco.
Per dimostrare di non essere imputabile, il DSGA potrebbe dover fornire prove che mostrino che l’ammanco è avvenuto a causa di fattori esterni o di circostanze al di fuori del suo controllo.
Conclusioni
Le minute spese svolgono un ruolo cruciale nell’ambito della gestione finanziaria delle istituzioni scolastiche, fornendo un supporto fondamentale per una vasta gamma di attività e necessità all’interno dell’ambiente scolastico. Le risorse aggiuntive fornite tramite il fondo economale consentono alle scuole di creare un ambiente di apprendimento più stimolante, inclusivo e accogliente.
Le minute spese permettono alle scuole di affrontare in modo efficiente e tempestivo una varietà di spese di modesta entità, garantendo il regolare svolgimento delle attività quotidiane e il soddisfacimento di esigenze improvvise. Ciò contribuisce in modo significativo all’efficacia dell’istruzione, consentendo alle scuole di concentrarsi sul loro principale obiettivo: fornire un’educazione di qualità agli studenti.
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