Le scuole, nel perfezionare contratti con fornitori, richiedono spesso una copia del documento di identità del titolare o dell’amministratore dell’azienda. Tuttavia, se la documentazione fornita è firmata digitalmente dal legale rappresentante, questa prassi non è necessaria. Vediamo insieme i riferimenti normativi e le ragioni che rendono superflua tale richiesta.
Il Contesto Normativo di Riferimento
Storicamente, il D.P.R. 445/2000 (Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa, TUDA) prevedeva che ogni firma autografa su documenti destinati alla Pubblica Amministrazione fosse accompagnata da una copia fotostatica del documento di identità del firmatario. Questa misura serviva a garantire l’autenticità della firma e la sua riconducibilità al sottoscrittore.
L’articolo 38, in particolare, stabiliva che:
“Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà […] sono sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia dell’istanza e del documento di identità possono essere inviate per via telematica.”
Questa norma si applicava anche nell’ambito dei contratti pubblici, come confermato dal regolamento vigente all’epoca.
L’Evoluzione Normativa: Il Ruolo del CAD
Con l’introduzione del D. Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale, CAD), la firma digitale ha rivoluzionato la gestione documentale. Documenti firmati digitalmente acquisiscono piena validità legale senza necessità di ulteriori mezzi di autenticazione, come la copia del documento di identità.
L’articolo 20, comma 1-bis del CAD recita:
“Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altra firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata […], garantendo sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e la sua riconducibilità all’autore.”
Inoltre, l’articolo 65, comma 1 stabilisce che le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica alla Pubblica Amministrazione sono valide se:
- Sottoscritte con una delle forme di firma previste dall’articolo 20;
- Presentate tramite SPID, Carta d’Identità Elettronica (CIE) o Carta Nazionale dei Servizi (CNS);
- Accompagnate da copia del documento di identità, ma solo se le precedenti opzioni non sono utilizzate.
La Digitalizzazione nell’Attività Negoziale
Per quanto riguarda i contratti pubblici, il D.Lgs. 163/2006 (Codice dei Contratti) aveva già riconosciuto la validità della firma digitale per le offerte e le domande di partecipazione inviate per via elettronica. L’articolo 77, comma 6, lettera b stabiliva che:
“Le offerte presentate per via elettronica possono essere effettuate solo utilizzando la firma elettronica digitale.”
Questa previsione è stata successivamente confermata dal Consiglio di Stato nella sentenza n. 4676/2013, che ha dichiarato:
“L’apposizione della firma digitale […] è di per sé idonea a soddisfare i requisiti dichiarativi previsti dall’art. 38, comma 3 del D.P.R. 445/2000, anche in assenza della copia del documento di identità.”
Il Nuovo Codice dei Contratti Pubblici
Il D. Lgs. 36/2023 (Nuovo Codice dei Contratti Pubblici) sancisce ulteriormente la digitalizzazione dell’intero ciclo di vita dei contratti, in linea con i principi del CAD. Questa norma rafforza l’obiettivo di semplificare e rendere più efficienti i procedimenti amministrativi, eliminando oneri documentali non necessari.
